Le centre d’archivage ultramoderne du PAD joue désormais un rôle important dans sa stratégie de préservation de la mémoire institutionnelle. Une infrastructure qui visiblement vise à rationaliser la gestion des documents, à faciliter leur accès et à garantir leur pérennité. Au cœur de ce nouveau bâtiment, un système d’archivage innovant a été mis en place. Une équipe de 43 archivistes et de documentalistes travaille sans relâche pour classer, indexer et numériser l’ensemble des documents produits par l’entreprise depuis sa création. Tous les documents qui concernent le port sont traités : « Notes, factures, les plans et tout ce qui est financier » énumère Martin Ismaël Fuda Owona, notre guide au sein de l’infrastructure. Lors de notre visite, nous avons pu suivre le circuit de traitement des documents, de leur arrivée au centre jusqu’à leur stockage définitif. Les archives, autrefois éparpillées dans différents services, sont désormais centralisées et organisées de manière méthodique. Chaque document est minutieusement examiné, classé et numérisé afin d’en assurer la conservation à long terme.
Dans la salle de stockage des archives, il existe plusieurs documents datant de 1946 jusqu’à aujourd’hui. « Notre objectif est de garantir la traçabilité de tous les documents produits par l’entreprise », a précisé Martin O. par ailleurs le développeur l’archivage numérique. « Grâce à ce nouveau système, nous pouvons retrouver n’importe quel document en quelques secondes, ce qui représente un gain de temps considérable pour nos collaborateurs. », poursuit-il. Depuis 2016, le Centre de documentation et des archives du Port autonome de Douala a déjà traité une capacité de 8000 mètres linéaires, ce qui correspond à moins d’un tiers de la contenance totale du centre, apprend-on. En plus des archives, le nouveau centre abrite une médiathèque richement dotée. Un temple où les employés peuvent y consulter des ouvrages spécialisés, des revues et des documents numériques pour approfondir leurs connaissances et améliorer leurs compétences. Des espaces de travail collaboratif sont également mis à leur disposition pour favoriser les échanges et le partage d’informations.
La numérisation des documents permet non seulement de gagner de la place, mais aussi de réduire l’impact environnemental en limitant l’utilisation du papier. Les archives numériques sont plus faciles à consulter et à partager, et elles sont moins vulnérables aux dégradations liées au temps et aux manipulations.
